こんにちは、木村太一です。
Outlookは送受信したメールのデータやアドレス帳のデータを「.pst」という拡張子のデータファイルで管理しています。
そのデータファイルの最大容量は50GBです。
長年使っていると容量がいっぱいになってしまうこともあるでしょう。
ですが、容量を削減しようと思って、メールを削除してもPSTファイルの容量は小さくなりません。
「削除済みアイテム」消すだけではダメなのです。
OutlookのPSTファイルは圧縮して小さくする
大きくなってしまったPSTファイルを小さくするには、圧縮する必要があります。
PSTファイルを小さくするには、まず不要なメールを削除します。削除済みフォルダからも削除してください。
また、保存だけしておきたいメールはアーカイブ機能で移動しておきます。（アーカイブ機能については別にご説明したいと思います）
PSTファイルの容量を小さくする手順
まずはOutlookを開き、ファイルをクリック
「ファイル」＞「アカウント設定」＞「アカウント設定」をクリックします。
データファイルをクリック（この画面はコントロールパネルのmailからも開くことができます）
『データファイル』のタブから、小さくしたいデータファイルをダブルクリックもしくは設定をクリック。
「今すぐ圧縮」をクリック
後は待つだけです。圧縮中はOutlookは利用出来ません。
Outlookで削除済みアイテムを空にしても、PSTファイルの容量が小さくならない場合はお試し下さい。