今お使いのOA機器やパソコン、御社の業務にフィットしてますか？
パソコンやプリンター等のOA機器は円滑に社内業務を進めるための道具です。料理人が食材の種類や大きさに合わせて包丁を使い分けるように、業務の特性によってパソコンの種類やスペックやモニタの数、プリンターの数や配置も考えるべきです。
パソコンやOA機器の運用について、よく見られる残念な状況をまとめてみました。
御社はいかがでしょうか？
- 家電量販店で適当なパソコンを買ってきた。
- よくわからないので、とにかく安いのを買った。
- よくわからないので、不安だから高いモノを買った。
- 社員から何も言われないので同じパソコンを5年以上使っている。
- データの共有が上手くできていない。
- バックアップは各自社員任せで、ルールがない。
- セキュリティ対策は「ウイルスソフトをいれていると思う」と言った感じで管理は出来ていない。
- 営業マンに言われるがまま購入し、無駄にハイスペックな機器を使用している。
- 社内のパソコンに詳しい人間にお任せ。
- パソコンの不具合を全て自分で対応しなければならない。
- トラブル時、相談できる相手がネット検索とパソコンメーカーしかない。
- セキュリティ対策が不安だが、なんだかんだ忙しくて結局そのまま。
中小企業を専門とし、経験豊富な私たちだからこそ、痒い所に手が届くようなパソコン・OA機器のご提案が可能です。また、お客様自身も気づかれていないような問題も多くあります。プロの視点で一歩進んだ環境のご案内をさせて頂きます。
以下では、私たちの具体的な取り組みを状況把握／提案／設置／運用・保守の各フェーズ毎のご紹介致します。
１：状況把握
まずは、御社の事務所にお邪魔して状況を把握させて頂きます。パソコンを実際使用している従業員の方へのヒアリングも行い、パソコンでどのような業務をおこなっているのかを確認し、顕在化している問題点と潜在化している問題点を把握致します。
状況把握の際の主なアウトプット
２：提案
状況把握にて顕在化された問題点を解決するためのご提案を行います。予算もありますから、解決すべき問題の優先順位を決め、優先順位の高いものから取り組むようご提案致します。
ご提案の際の主なアウトプット
３：設置
通常業務になるべく支障をきたさないように設置作業を行います。パソコンは可能な限り事前に設定を行い現場での作業時間軽減に努めます。台数が多い場合は、タスクリストやスケジュール表を作成し、設定漏れのないよう設置作業を進めます。
設置の際の主なアウトプット
４：運用
オフィスのパソコンやＯＡ機器は継続して問題ない状況を維持することが大事です。運用には問題を未然に防ぐ定期的な「点検」作業と問題が発生した際の「トラブル対応」の2つがあります。人的リソースや予算といった障壁を考慮した上で、最適な運用方法をご提案致します。
※保守・運用サービスは機器の購入及び設置の費用とは別の有償サービスです。当社から導入いただいた機器に自動付与されるサービスではありません。
保守・運用の際の主なアウトプット
※要別途保守契約
※数に限りがございます
当社をご活用いただいているお客様
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OA機器やパソコン環境を見直さないことにより潜んでいるリスク
どんな状況にしても、とりあえず現在業務が進んでいるのだからこれでいいと考えられているかもしれません。しかしリスクは問題が表に出る前から潜んでいるものです。ここではあまり表に出てこないリスクをご紹介します。
パソコンの前で腕組してませんか？時間泥棒リスク
いつまで経っても、立ち上がらない。ファイルを開くたびにグルグルマークになる・・。そんな状況になってしませんか？
例えば、パソコンスペックの向上でエクセルを開くのに20秒かかっていたのが、10秒になる等、効率がよくなってパソコンの作業時間が1日30分節約できたとします。
そうすると1日30分、月10時間、年間120時間節約できます。約一か月分の就業時間に匹敵しますね。
上記の例が10人いたら、1200時間分です。時給1500円だとしても、1200時間×1500円で1,800,000円分のコストが削減できることになります。
まあ机上の空論なのでその通りにはならないでしょうが、パソコンが固まってしまった、動作が遅い、すぐに立ち上がらない、ネットワークにつながらない、プリンタが紙詰まりばかり、などなどトラブル対応で仕事が進まないことはないでしょうか？
電車が30分遅れたら大ごとなのに、OA機器のトラブルやスペック不足で30分仕事が進まなくてもあまり気にしない方が多いようです。
パソコンの前で腕組している時間は生産的とはいえません。
メモリの増設等によるパソコンのカスタマイズ、パソコンの買換えを検討しましょう。
ちなみに私は待っていられない性分なので、すぐに買換えを検討します。
バックアップ世代管理の重要性。タイムマシーンを持たないリスク
パソコンのデータバックアップはされてますか？最新のデータを外部のUSBやネットワークHDDに保存している方は多くいらっしゃるのですが、想定しているのがハードウェア等の機器の故障を想定している場合がほとんどです。機器の故障は下記のようなトラブルに対応出来ません。
- ネットワーク上にある共有ファイルを上書きしてしまった。
- ランサムウェアに攻撃されて拡張子を変更されてしまった。
- 操作を誤って削除又は移動してしまい見当たらない
機器には問題ありませんが、データに破損や改ざんがあった場合対応出来ないんです。
実際あった話ですが、ネットワーク上のPC1台がランサムウェアに感染してしまいファイルサーバー上の画像データの拡張子を変更されてしまったんです。
現場の写真で撮りなおしが効かないのに、報告書には掲載しなければならないので大変困った状況になってしまいました。その後どのようにお客様にご報告し、関係修復したのかまでは聞いておりませんが、歓迎される出来事でないことは確かです。
このような場合に世代管理は有効です。
データ容量は増えてしまいますが、昨日の時点、1週間前等ルールを決めてデータを保管しておくことが可能です。
先ほどの例でいえば、ランサムウェアに感染してしまっても、昨日の状態に戻せば問題なしとなるわけです。まるでドラえもんのタイムマシーンですね！
概算費用
ここまで読んでいただいた賢明な起業家・経営者である貴方は、じゃあ見直してみるけどいくらかかるの？と思われているのではないでしょうか？「まずはお気軽にお問い合わせください」では面倒だと思いますのでお答えいたします。
状況把握の費用
御社にお邪魔して、現在のネットワーク状況、セキュリティの状況、パソコンの状況、複合機やプリンターなどの出力に関わる状況などを精査させていただきます。精査した情報は、前述の通り「パソコン環境シート」「ネットワーク構成図」として資料にまとめさせていただきます。
その上でプロの目線によるOA機器・パソコン環境のご提案をさせていただきます。環境を改善するかどうかはその時点でご検討ください。
電話・メール相談
無料
OA機器・パソコン関連で気がかりなことがある場合はご連絡ください。
例えば他社様で購入予定だが、機器の選定や金額の妥当性に不安がある場合などでも、セカンドオピニオン的な立場でご返答させていただきます。
042-519-6960
受付時間：平日9:00-19:00
訪問調査・環境診断
15,000円~(税別）/拠点
ご訪問調査の上、成果物として下記の2点をご提出いたします。
- パソコン環境シート
- ネットワーク構成図
「調査に費用が掛かるの？」と思われるかもしれませんが、費用をいただくことで営業目的ではない、業務としてお邪魔することができます。その後のしつこい営業活動は一切ございません。