Gmail歴10年以上の愛好者がお伝えするGmailの効果的なメールの振り分け方

Gmail歴10年以上の愛好者がお伝えする Gmailの効果的なメールの振り分け方

こんにちわ、@taichi_kimuraです。

かれこれ10年以上Gmailを使ってます。移り変わりの激しいIT系の商品やサービスで、私が10年以上使っているのは、iphoneとGmailとWordPressぐらいかもしれません。

もちろん自社もGoogle Workspaceを使用しています。しかし、Gmail使いたての方だとグループで受信したものが大量に流れ込んでしまい、自分宛てのメールが埋もれてしまうので、整理方法を知ってもらってうまく活用してもらいたいので、この記事を書いています。

カテゴリーを活用する

いつからか忘れましたが、カテゴリーという機能が追加されました。カテゴリーは全部で5種類ありますが、僕は「新着」以外のすべてのカテゴリーをつかっています。

カテゴリーを使うと、一度にすべてのメールを見る必要がなく便利です。

カテゴリーの分類

  1. メイン:一番良く見るメールや分類されないメールはこのカテゴリに属します。
  2. ソーシャル:SNS、メディア共有サイト、その他のソーシャル サイトからのメール
  3. プロモーション:主にメルマガ振り分け用です
  4. フォーラム:メーリングリストや各種フォーラムからのメール用です

会社でよくあるinfo@などはフォーラムに振り分けてしまいましょう。

カテゴリータブを有効にする

以下をパソコンのGmailで設定してください。

  1. 右上にある設定アイコン(歯車マーク)をクリック
  2. [すべての設定を表示]をクリック
  3. [受信トレイ] タブをクリックします。
  4. [受信トレイの種類] で、[デフォルト] を選択します。
  5. [カテゴリ] で、表示するタブ、新着以外の項目のチェックボックスをオンにします。
  6. 下にスクロールし、[変更を保存] をクリックします。

振り分けはドラッグ&ドロップでOK

振り分けしたい場合は受信したメールをドラッグ&ドロップで振り分けたいタブにぶつければOKです。

より細かく振り分け設定したい場合は、振り分けしたいメールを選択して、「メールの自動振り分け設定」から設定します。

詳しくは下記を参照してください。

選択と集中が大事

カテゴリー分けせずに、全てのメールを処理しても全く問題ないですが、僕の場合「ソーシャル」「プロモーション」「フォーラム」のものは件名だけざっと見て、全選択してアーカイブしてしまいます。

たくさんメールが貯まるのがストレスなので、なるべくアーカイブ。

アーカイブしておけば必要なときに検索すれば出てきますから。

メール処理に余計な時間を使わずに、本当にやるべきことに時間、その他リソースを使いましょう。

では、快適なPCライフを。

この記事を書いた人

木村 太一

ドットワンの代表です。1979年生まれ。3女の父。ゴルフと筋トレが趣味。立川にあるキヤノン代理店に就職後、1万件以上飛び込み営業したのち独立。たくさんの企業を見てきた経験と自分自身も零細企業の経営者ということを活かし、相手の立場に立ったITコンサルを行っております。